Términos del servicio

1. Quién presta el servicio y cómo aceptas estas condiciones

Última actualización:FECHA DE PUBLICACIÓN· Versión:IDENTIFICADOR DE VERSIÓN

Akuenta es un servicio de software que presta RAZÓN SOCIAL, con domicilio en DOMICILIO FISCAL y RFCRFC («Akuenta», «nosotros»). Para cualquier asunto sobre estas condiciones escríbenos a contacto@akuenta.com; para lo relativo a tus datos personales, aprivacidad@akuenta.com.

Estas condiciones son un contrato entre Akuenta y el despacho—la persona física o moral que crea la cuenta y contrata el servicio— y se aplican a todas las personas que el despacho dé de alta como usuarias.Las aceptas al crear la cuenta, marcando la casilla correspondiente, y esa aceptación tiene el mismo valor que una firma: guardamos qué versión aceptaste y cuándo.

Si aceptas en nombre de un despacho, declaras que tienes facultades para obligarlo. Si no las tienes, no crees la cuenta.

2. Qué es Akuenta, y qué no es

Akuenta es una herramienta para profesionales de la contabilidad. Con la e.firma de cada contribuyente que el despacho registra, descarga sus comprobantes fiscales digitales (CFDI) del SAT, los valida, calcula el IVA del periodo, concilia ese cálculo contra el prellenado del SAT, genera los archivos de la DIOT y los papeles de trabajo, convierte balanzas a contabilidad electrónica, lleva el registro de honorarios del despacho y ofrece un asistente de inteligencia artificial opcional.

Lo que Akuenta no es, y esto no cambia con ninguna otra cláusula:

• No es asesoría fiscal ni contable. Todo lo que produce —cálculos, banderas, papeles de trabajo, archivos, borradores— es uninsumo para el criterio de un profesional. El sistema está diseñado para detectar y señalar, no para decidir: cuando algo depende de un criterio o de un dato que no tiene, lo marca como pendiente de revisión en vez de calcularlo por ti. La responsabilidad de lo que se declara ante la autoridad es de quien lo declara.
• No presenta declaraciones ni la DIOT ante el SAT. Genera archivos; la presentación la haces tú con las credenciales del contribuyente.
• No sustituye la obligación de conservar la contabilidad ni los comprobantes que la ley impone al contribuyente y a su despacho (ver la cláusula 16).
• No verifica contra el SAT los datos que tú capturas a mano (por ejemplo, el sentido de una opinión de cumplimiento): lo que ves es la copia de lo que tecleaste, con su fecha.

3. Quién puede contratar

Akuenta se contrata para uso profesional: despachos contables y contadores independientes que llevan la contabilidad o los impuestos de terceros. No está pensado para uso personal ni doméstico.

Estas condiciones se rigen por la legislación mercantil. Si por tu situación concreta la Ley Federal de Protección al Consumidor te reconoce algún derecho,nada de lo que aquí se dice te lo quita: esas disposiciones son irrenunciables y prevalecen sobre este texto en lo que te favorezcan.

4. Tu cuenta y las personas de tu despacho

Alta

Para crear la cuenta pedimos el nombre del despacho, su RFC, tu nombre completo, tu correo y una contraseña de al menos 12 caracteres. Los datos tienen que ser veraces y mantenerse al día. Para facturarte usaremos los datos fiscales que registres en Configuración › Facturación (cláusula 8), que pueden ser distintos de los del alta.

Roles

Quien crea la cuenta es propietario del despacho. Puede invitar a otras personas con cuatro roles: propietario, administrador, contador y solo lectura. Cada rol tiene permisos distintos, y hay dos decisiones quesolo el propietario puede tomar: cancelar la cuenta del despacho y desactivar el tratamiento por inteligencia artificial.

Responsabilidad por la cuenta

El despacho responde de lo que se haga desde las cuentas de sus usuarios. Cada persona debe guardar su contraseña, puede activar la verificación en dos pasos, y debe avisarnos de inmediato acontacto@akuenta.com si sospecha un acceso no autorizado. Nosotros bloqueamos la cuenta tras varios intentos fallidos y cerramos las sesiones cuando un administrador retira a una persona del despacho.

Una persona, un despacho de prueba

El periodo de prueba (cláusula 9) es por persona, no por despacho: crear varios despachos para encadenar pruebas gratuitas es un uso indebido (cláusula 13).

5. Las credenciales de tus clientes: la e.firma

Para descargar los comprobantes de un contribuyente del SAT, el despacho puede cargar en Akuenta su e.firma (certificado .cer, llave privada .key y contraseña). La usamospara una sola cosa: firmar las peticiones al servicio oficial de descarga masiva del SAT. No entramos al portal del SAT con ella, no la mostramos en ninguna pantalla, no se puede descargar desde la aplicación y se guarda cifrada como describe el aviso de privacidad.

Al cargar la e.firma de un cliente, el despacho declara bajo protesta de decir verdad que:

1. tiene autorización expresa del titular de esa e.firma para usarla, a través de Akuenta, con las finalidades del servicio;
2. le ha informado del tratamiento de sus datos y le ha puesto a disposición el aviso de privacidad que corresponda (el del despacho, y el nuestro donde proceda);
3. retirará la e.firma de Akuenta en cuanto esa autorización termine. Borrar la e.firma es definitivo: desaparecen el registro y los archivos cifrados.

El titular de un certificado responde ante el SAT de su custodia y de su uso. Por eso Akuentasolo admite la carga de una e.firma bajo esa declaración del despacho, y no verifica por sí misma que la autorización exista: el despacho responde frente a Akuenta y frente al titular de haberla obtenido.

6. Los datos: de quién son y quién responde de ellos

Los datos son del despacho y de sus clientes, no nuestros. Todo lo que el despacho carga o que se descarga del SAT con las credenciales de sus clientes —fichas, CFDI, papeles de trabajo, conversiones, archivos, notas— sigue siendo suyo. Akuenta no adquiere sobre ello titularidad ni propiedad alguna, no lo vende ni lo usa para publicidad, y solo lo trata para prestarte el servicio. Puedes exportarlo mientras la cuenta esté activa y durante la ventana posterior a una cancelación (cláusula 16).

Quién decide y quién ejecuta

Sobre los datos de los contribuyentes cuya contabilidad se lleva desde Akuenta,quien decide es el despacho: elige qué clientes carga, qué comprobantes descarga y para qué. Akuenta los tratapor cuenta del despacho y conforme a sus instrucciones, como persona encargada del tratamiento, y esta cláusula es el instrumento que documenta esa relación. Como encargada, Akuenta se obliga a:

• tratar esos datos solo conforme a las instrucciones del despacho y para las finalidades del servicio;
• guardar confidencialidad sobre ellos, también después de terminar la relación;
• aplicar las medidas de seguridad que describe el aviso de privacidad;
• no transferirlos a nadie, salvo a los proveedores que el despacho autoriza en el párrafo siguiente, por instrucción del despacho o por requerimiento de autoridad competente;
• suprimirlos al terminar la relación, en los términos y con la ventana de exportación de la cláusula 16, salvo que una ley exija conservarlos.

Proveedores que intervienen

Para prestar el servicio, Akuenta se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones (alojamiento del servidor, almacenamiento de archivos, correo, inteligencia artificial y monitoreo). Para cobrarte y para timbrar nuestra factura intervienen además Stripe yFacturapi, que reciben los datos fiscales del despacho y deciden también por su cuenta sobre parte de ese tratamiento (ver la sección «Con quién compartimos datos» del aviso de privacidad de la aplicación). La lista vigente, con qué recibe cada uno y dónde está, se publica en esa misma sección del aviso.Al aceptar estas condiciones el despacho autoriza esa subcontratación.Si añadimos un proveedor que reciba datos de tus clientes o cambiamos uno por otro, te avisaremos por el correo de tu cuenta o dentro de la aplicación con 15 días de antelación; si no estás de acuerdo, puedes cancelar (cláusula 16) sin penalización.

Lo que el despacho garantiza

Como responsable de los datos de sus clientes, el despacho garantiza que los obtuvo lícitamente, que cuenta con el consentimiento que la ley exige —expreso para datos financieros y patrimoniales— y que ha puesto a disposición de sus clientes su propio aviso de privacidad. Si un contribuyente ejerce un derecho sobre sus datos ante Akuenta, lo canalizaremos al despacho, que es quien puede resolverlo, y te lo diremos.

Una excepción, y la decimos aquí

La lista de direcciones de correo a las que ya no escribimos (porque marcaron un aviso como no deseado, pidieron no recibir más o rebotaron) la lleva Akuenta como responsable de sus propios envíos: sirve para respetar la negativa de esas personas y no se borra con tu despacho. Está descrita en el aviso de privacidad de la aplicación.

7. El asistente de inteligencia artificial

Akuenta incluye un asistente de IA opcional. Cuando lo usas, enviamos a nuestros proveedores de modelos de lenguaje lo que describe la sección «Inteligencia artificial» del aviso de privacidad de la aplicación, y nada más. El propietario del despacho puededesactivarlo para toda la organización desde Configuración › Privacidad; con la opción apagada ningún dato sale hacia esos proveedores y el resto de la aplicación funciona igual.

Lo que el asistente produce no es asesoría. Redacta borradores y explica a partir de tus datos;un modelo de lenguaje puede afirmar cosas incorrectas con toda naturalidad, así que cada afirmación suya se trata como hipótesis por verificar. Las cifras no las produce el modelo —las calcula el sistema a partir de los CFDI— y las citas legales se contrastan contra las disposiciones vigentes, peroun contador debe revisar y validar cualquier resultado antes de usarlo. Cuando el asistente propone una acción (por ejemplo, dar de alta un cliente desde una constancia), la confirma una persona: queda registrado quién.

Cuota

El uso del asistente tiene un presupuesto mensual por plan, visible en la aplicación. Agotado el presupuesto, el asistente deja de responder hasta el siguiente ciclo; el resto del servicio no se ve afectado. En caso de impago, el presupuesto se recorta desde el primer día (cláusula 10).

8. Planes, precios, facturación y cobro

Planes

Akuenta se contrata por suscripción mensual o anual en alguno de losplanes publicados. Los planes se diferencian porvolumen —clientes activos, usuarios y comprobantes al mes— y por el presupuesto mensual del asistente de IA; todas las funciones están en todos los planes. Los límites vigentes de cada plan se muestran en la aplicación.

Precios

Los precios se expresan en pesos mexicanos yno incluyen el IVA, que se desglosa en la factura. Puedes cambiar de plan cuando quieras: subir de plan surte efecto de inmediato y bajar de plan se aplica al terminar el periodo en curso.

Cobro

El cobro se hace por tarjeta a través de Stripe; los datos de tu tarjeta nunca pasan por nuestros servidores. Por cada cobro te emitimos elCFDI correspondiente con los datos fiscales que registres en Configuración (RFC, razón social, régimen, código postal y uso de CFDI); mantenerlos correctos es tu responsabilidad.

Cambios de precio

Podemos cambiar los precios avisándote con al menos 30 días de antelación por correo y dentro de la aplicación. El precio nuevo aplica desde tu siguiente renovación posterior al aviso; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de esa fecha (cláusula 16) y no se te cobrará el nuevo precio.

9. La prueba gratuita

Al crear la cuenta empieza una prueba gratuita de 14 días,sin tarjeta. Durante la prueba tienes las funciones del plan que elegiste y una cuota acotada del asistente de IA, para que el costo sea previsible.

Al terminar la prueba, si no has contratado, la cuenta pasa asolo lectura: puedes consultar y exportar todo lo que cargaste, pero no capturar, descargar ni procesar. No se borra nada por vencer la prueba. La prueba es una por persona (cláusula 4).

10. Si un cobro no entra

Si el cobro de tu suscripción falla,no te cortamos el servicio a una fecha fija. Lo que pasa es esto:

1. Desde el primer día te avisamos por qué falló, yel presupuesto del asistente de IA se recorta al 10 % del que tendrías ese ciclo; agotado ese 10 %, no hay más asistente hasta que el pago entre. El resto del servicio sigue funcionando con normalidad.
2. La pasarela reintenta el cobro durante unos días.Si agota sus reintentos sin éxito, la cuenta pasa asolo lectura y exportación: puedes ver y llevarte todo, pero no capturar ni procesar.
3. En cuanto el pago entra, la cuenta vuelve a la normalidad de inmediato.

El impago no borra datos. Lo único que borra datos es cancelar la cuenta del despacho (cláusula 16). Akuentano cobra intereses moratorios ni gastos de cobranza por los cobros que no entraron.

11. Disponibilidad y mantenimiento

Hacemos lo razonable para que Akuenta esté disponible de forma continua, perono garantizamos un porcentaje de disponibilidad ni un compromiso de nivel de servicio (SLA). Puede haber interrupciones por mantenimiento —que anunciaremos por el correo de tu cuenta o dentro de la aplicación cuando sean programadas—, por fallos de nuestros proveedores o por causas ajenas a nosotros.

El SAT es otra cosa

La descarga de comprobantes, el prellenado y cualquier dato que venga del SAT dependen de la disponibilidad de sus servicios, que no controlamos. Si el SAT no responde, la descarga se reintenta; no es un incumplimiento nuestro.

Respaldos

Respaldamos la base de datos a diario y de forma cifrada. Ese respaldo sirve para recuperar de un error, no te exime de conservar tu propia copiade lo que la ley te obliga a conservar (cláusula 16). Cómo se custodian esos datos está descrito en seguridad y custodia de la e.firma.

12. Propiedad intelectual

El software es nuestro; tus datos son tuyos. Akuenta —el código, el diseño, las marcas, los textos y la documentación— es propiedad deRAZÓN SOCIAL o de quien nos lo licencia, y está protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor. Con la suscripción te damos unalicencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable, limitada a usar la aplicación para tu despacho mientras dure la suscripción. No puedes copiar, modificar, descompilar, revender ni sublicenciar el software, ni retirar avisos de propiedad.

Lo que generas es tuyo. Los papeles de trabajo, archivos de DIOT, conversiones, reportes y demás resultados que produces con Akuenta a partir de tus datos son del despacho, y puedes usarlos sin restricción, con o sin nosotros.

Si nos mandas sugerencias, podemos usarlas sin obligación hacia ti.

13. Uso aceptable

Al usar Akuenta te comprometes a:

• cargar solo e.firmas y datos de contribuyentes para los que tienes autorización (cláusulas 5 y 6);
• no intentar acceder a datos de otros despachos, ni probar la seguridad del sistema sin nuestro permiso escrito;
• no usar la aplicación para actividades ilícitas, ni para enviar comunicaciones no solicitadas a través de nuestras funciones de aviso;
• no automatizar el acceso a la aplicación por vías distintas de las que documentamos (por ejemplo, webhooks configurados por ti);
• no crear varios despachos para encadenar pruebas gratuitas.

Si detectamos un uso que ponga en riesgo la seguridad, a otros despachos o a terceros, podemos suspender el acceso de inmediato y avisarte después; en los demás casos te avisaremos antes y te daremos oportunidad de corregirlo (cláusula 17).

14. Confidencialidad

Todo lo que carga el despacho, y todo lo que Akuenta produce a partir de ello, esconfidencial. Solo lo ven las personas de tu despacho que tú autorices, nuestro personal cuando es imprescindible para darte soporte o mantener el sistema, y los proveedores de la cláusula 6 en la medida en que lo necesitan. La obligación subsiste después de terminar la relación. Podemos revelar información si nos lo exige una autoridad competente con fundamento legal; si la ley nos lo permite, te lo diremos.

15. Responsabilidad y sus límites

Por qué respondemos

Akuenta responde de los daños y perjuicios que seanconsecuencia inmediata y directa del incumplimiento de estas condiciones.

Hasta cuánto

Nuestra responsabilidad total frente al despacho, por cualquier causa, se limita al importe que el despacho haya pagado a Akuenta en losdoce meses anteriores al hecho que la origine. Este límiteno aplica a la responsabilidad que proceda de dolo, que es exigible en todo caso, ni a ninguna otra que la ley no permita limitar.

De qué no respondemos

No respondemos de lo que se declare ante la autoridad a partir de los resultados de Akuenta sin la revisión del profesional (cláusulas 2 y 7); de las consecuencias de cargar e.firmas o datos sin autorización (cláusulas 5 y 6); de la indisponibilidad de los servicios del SAT (cláusula 11); de los daños que causen datos incorrectos que el despacho capturó; ni de la pérdida de información que el despacho debía conservar y no exportó durante la ventana de la cláusula 16.

Cómo reclamar

Escríbenos a contacto@akuenta.comdescribiendo el hecho. Te pedimos que lo hagas dentro de los30 días siguientes a que lo detectes, para que podamos investigarlo con los registros a la mano.

16. Cancelación, reembolsos y borrado de la cuenta

Cancelar la suscripción

Puedes cancelar cuando quieras desde Configuración. Por defecto la cancelación surte efecto al terminar el periodo ya pagado, y hasta entonces sigues usando el servicio; si lo prefieres, puedes cancelar de inmediato. Al terminar, la cuenta pasa a solo lectura y exportación;no se borra nada por cancelar la suscripción.

Reembolsos

No devolvemos la parte no usada de un periodo ya cobrado, salvo error de cobro imputable a nosotros, en cuyo caso lo devolvemos íntegro. Los periodos de prueba no generan cobro alguno.

Borrar la cuenta del despacho

Es una acción distinta, la toma solo el propietario, y sí destruye datos. Al solicitarla:

1. Empieza una ventana de 30 días en la que el despacho sigue funcionando en modo lectura y exportación. Durante la ventanapuedes deshacer la solicitud y puedesexportarlo todo.
2. Al vencer la ventana, la eliminación esdefinitiva e irreversible. En la propia pantalla, antes de confirmar y durante la ventana, verás la lista exacta de lo que se destruye —el despacho y sus miembros, los clientes, los CFDI y sus XML, los papeles de trabajo, las conciliaciones, las conversiones de contabilidad electrónica, las e.firmas, las conversaciones con el asistente, la cartera de honorarios y todos los archivos, entre otros— y de lo que se conserva:la bitácora de auditoría vaciada de datos personales,las cuentas personales de usuario (pueden pertenecer a otros despachos), la constancia del propio borrado yla lista de correos a los que ya no escribimos (cláusula 6).

Lo que borramos no lo tiene nadie más. Conservar la contabilidad y los comprobantes es una obligación del contribuyente —el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación le fija cinco añoscontados desde la declaración con la que se relacionan y, cuando los efectos fiscales se prolongan o hay un recurso de por medio, más— y, frente a él, del despacho conforme al contrato de servicios que tengan.No es nuestra. Durante la ventana puedes exportarlo todo; después de ella no queda copia.

17. Suspensión y terminación por parte de Akuenta

Podemos suspender o terminar tu acceso si: incumples las cláusulas 5, 6 o 13; no pagas en los términos de la cláusula 10; una autoridad competente nos lo ordena; o mantener el servicio se vuelve ilícito o materialmente imposible. Salvo en los casos de riesgo inmediato (cláusula 13) y de orden de autoridad, te avisaremos con15 días de antelación y te daremos oportunidad de corregir.

Si terminamos nosotros sin que hayas incumplido, te devolvemos la parte proporcional del periodo pagado y no usado. En cualquier caso de terminación aplica la ventana de exportación de la cláusula 16 antes de borrar nada.

Podemos dejar de ofrecer Akuenta avisando con al menos 90 días de antelación; durante ese plazo podrás exportarlo todo.

18. Cambios a estas condiciones

Podemos modificar estas condiciones. Cuando lo hagamos, publicaremos la versión nueva con su fecha e identificador, yte avisaremos dentro de la aplicación y por correo con al menos 30 días de antelación, salvo que el cambio venga exigido por una ley, en cuyo caso aplica desde que la ley lo exija. Si no estás de acuerdo con la versión nueva, puedes cancelar antes de que entre en vigor (cláusula 16) sin penalización. Seguir usando Akuenta después de esa fecha, o aceptar la versión nueva cuando la aplicación te la muestre, significa que la aceptas.

19. Comunicaciones

Nos comunicamos contigo por el correo registrado en tu cuenta y por avisos dentro de la aplicación. Los correos del servicio (vencimientos, resultados de procesos, alertas, cobros, cambios de estas condiciones) son parte del servicio y no publicidad. Si una dirección rebota, marca un aviso como no deseado o pide no recibir más correo, dejamos de escribirle y lo anotamos en la lista de la cláusula 6; mantener un correo de contacto que funcione es tu responsabilidad, porque por ahí llegan los avisos que estas condiciones prevén.

20. Ley aplicable y tribunales

Estas condiciones se rigen por las leyes de losEstados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten expresamente a los tribunales competentes deCIUDAD DEL FORO, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro. Antes de acudir a tribunales, las partes intentarán resolver la controversia de buena fe por escrito durante 30 días.